Lors de l’embauche d’un salarié, vous avez l’obligation de lui transmettre les informations sur les éléments essentiels de la relation de travail.
Le décret n°2023-1004 du 30 octobre 2023, paru au JO du 31 octobre, est venu préciser ces informations, tant celles dues à tout salarié que celles dues aux salariés appelés à travailler à l’étranger, ainsi que les modalités d’établissement et de délivrance de celles-ci.
Ces nouvelles règles sont applicables depuis le 1er novembre 2023.
Faisons le point sur ces informations et leur modalité de transmission !
Informations à transmettre au salarié lors de l’embauche renforcées
La loi n°2023-171 du 9 mars 2023, transposant directive 2019-1152 du 20 juin 2019, a renforcé la liste des informations à transmettre aux travailleurs lors de son embauche et prévoit désormais que l’employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits (papiers ou électroniques) contenant les informations principales relatives à la relation de travail.
En pratique, ces informations figurent actuellement soit dans le contrat de travail ou sur la DPAE ou le bulletin de paie mais il demeure impératif de s’en assurer.
| Liste des éléments d’information à fournir par l’employeur, au salarié (C. trav., art. R. 1221-34) | Renvoi possible aux dispositions législatives, réglementaires, conventionnelles | Informations à communiquer à chaque salarié dans les 7 jours calendaires suivant l’embauche | Informations à communiquer dans le délai d’un mois suivant l’embauche |
|---|---|---|---|
| Informations minimales transmises à tout salarié | |||
| L’identité des parties à la relation de travail | X | ||
| Le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ; | X | ||
| L’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ; | X | ||
| La date d’embauche ; | X | ||
| Le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai ; | X | X | |
| Le droit à la formation assuré par l’employeur conformément à l’article L. 6321-1 ; | X | X | |
| La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée | X | X | |
| La procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail | X | X | |
| Les éléments constitutifs de la rémunération mentionnés à l’article L. 3221-3, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ; | X | X | |
| La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence lorsqu’il est fait application des dispositions des articles L. 3121-41 à L. 3121-47, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes ; | X | X | |
| Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissement ; | X | ||
| Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées. | X | X | |
| Information spécifique aux salariés embauchés en CDD à rajouter aux informations générales | |||
| Dans le cas d’une relation de travail à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci ; | X | ||
| Information spécifique aux salariés embauchés sous contrat d’intérim à rajouter aux informations générales | |||
| Dans le cas du salarié temporaire mentionné à l’article L. 1251-1, l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est ; | X |
Modalités de transmission
L’employeur doit adresser les informations requises, même en cas de modifications (sauf législatives, réglementaires, ou conventionnelles) des informations au cours du contrat (C. trav., art. R. 1221-39) :
- soit sous format papier, par tout moyen conférant date certaine ;
- soit sous format électronique, à condition que :
- le salarié dispose d’un moyen d’accéder à une information sous format électronique ;
- les informations puissent être enregistrées et imprimées ;
- l’employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.
A noter qu’un arrêté est attendu pour fixer des modèles de documents visant à faciliter la mise en œuvre de la nouvelle obligation d’information.
Pour un salarié recruté antérieurement au 1er novembre 2023, l’intéressé peut en demander communication à tout moment auprès de son employeur, qui est tenu d’y répondre dans le délai de 7 jours ou d’un mois selon la nature de l’information (voir le tableau ci-dessus).
En l’absence de la transmission des informations requises, le salarié pourra saisir le juge après avoir mis en demeure son employeur de les lui communiquer.
